50 stappen voor een uitvaartreportage

Het lijkt zo simpel, het werk van een afscheidsfotograaf. Toch is er een heel stappenplan dat ik afwerk voor iedere uitvaartreportage. Dit doe ik zo voor een uitvaart, omdat ik heb gemerkt dat zaken meer aandacht en tijd nodig hebben. De stappen die ik neem, wil ik bewust maken, want fouten maken is menselijk en bij dit soort gevoelige reportages maak ik er liever geen. Helaas maak ook ik wel eens fouten hoor, maar sinds ik me aan het stappenplan kan houden, gebeurt dit nog maar zelden.

Graag deel ik mijn stappenplan met je, zodat je een inzicht krijgt in wat er allemaal bij komt kijken om een niet zo ‘simpele’ uitvaart-reportage te maken en (heel belangrijk!!) om alles op tijd af te leveren.

Stappenplan waarbij een minialbum, DVD/USB en album worden geleverd

1. Aanvraag tot maken uitvaartreportage ontvangen (van uitvaartleider of familielid)
2. Afhandelen vragenlijst wat daarvoor nodig is
3. Sturen van offerte (voorwaarden niet vergeten), opstellen van de email,
4. Bevestiging ontvangen, incl. draaiboek en rouwkaart – contact met uitvaartleider
5. Noteren alle gegevens; adres, tel., enz. klant en uitvaartleider
6. Voorbereiden van de opnamedag; route uitstippelen, apparatuur check/accu’s, geheugenkaarten, opname(wensen)lijst, iets eten en drinken mee!
7. Adressen en telefoonnummers uitgeprint, telefoon niet vergeten om compleet stil te zetten, wanneer;
8. Opnamedag; fotograferen van de gebeurtenissen
9. Bijkomen van de opnamen, laten bezinken van de gebeurtenissen; rust moment
10. Uploaden foto’s naar speciale map + back-up maken van de foto’s
11. Factuur versturen of check betaling
12. Selecties maken van de foto’s (m.b.v. Photomechanic)
13. Nabewerken 1e selectie, deze beelden exporteren naar aparte map en vanuit Lightroom uploaden naar Picture Present voor diashow
14. Mail versturen naar klant met gegevens diashow en inlog, eventuele verdere mogelijkheden benoemen
15. 6 foto’s selecteren die verhaal en sfeer van de uitvaart/dag/gebeurtenissen goed weergeven en order plaatsen bij Vakcolor voor mini album
16. 2e selectie bewerken en samen met 1e selectie exporteren naar USB of DVD
17. Start lay-out van groter album (m.b.v. Smart Albums)
18. Ontvangst mini album met foto’s, inplakken in juiste volgorde, leuk pakketje maken samen met USB of DVD
19. Afleveren of versturen van deze spullen naar de klant of uitvaartleider met de post
20. Brief met spullen via post kan een postzegel via de post.nl app
21. Email sturen naar wie de post gaat ontvangen
22. Danken van uitvaartleider, indien deze als tussenpersoon fungeerde op persoonlijke wijze
23. Versturen album lay-out naar klant (met begeleidende email waarin uitleg voor verder verloop) + voorstel tot afspraak overleg moment
24. Agenderen bespreking album lay-out
25. Na aanleiding van mail of telefonisch contact eventuele wijzigingen al opnemen en doorvoeren
26. Album bespreking met klant aanwezig op afgesproken moment
27. Doorvoeren wijzigingen en aanpassingen versturen voor laatste check bij klant
28. Bevestiging ontvangen voor druk album – telefonisch kan, maar dan per mail deze afspraak bevestigen
29. Bestellen album bij leverancier
30. Betaling aan leverancier voldoen
31. Ontvangst levertijdschema – doorsturen aan klant per mail ->ruim nemen i.g.v. fout tijdens levering
32. Bij het ontvangst van het album: filmen van uitpakken, check of alles correct is uitgevoerd
33. Bij foutjes direct contact opnemen met leverancier en mail sturen met bewijs wat er mis is (beschadigingen of foutieve snijranden komen helaas nog wel eens voor)
34. Mail klant ingeval je update wenst te geven over de levering (zeker wanneer die vertraging oploopt)
35. Wanneer album correct afgeleverd: mooi verpakken
36. Begeleidend kaartje schrijven voor klant, bij het album in pakket stoppen
37. Indien met post versturen: label printen via zakelijk account bij postnl
38. Indien persoonlijk afleveren of afhalen: afspraak maken (doe ik ‘t liefst per telefoon)
39. Email versturen met aankondiging pakket met album is onderweg, vraag om bevestiging bij aankomst en om reactie
40. Vraag of alles naar wens is geweest – kans op ontvangen aanbeveling door vragenlijst (doe ik liefst per telefoon of persoonlijk)
41. Plaats eventuele aanbevelingen – zorg voor toestemming!
42. 6 maanden later contact moment met klant; ik stel vragen en of ik nog wat kan betekenen
43. 12 maanden later kaart sturen om klant te laten weten dat je aan hen denkt
44. Wanneer toestemming: blog voorstel maken met ervaringsverhaal, doorsturen aan klant ter ere van de overledene
45. Aanpassen blog na ontvangen correcties, inplannen van blog
46. Mail sturen met datum van plaatsing blog online
47. Blog delen op andere social media
48. Blog benoemen in je nieuwsbrief met link
49. 18 maanden later familie nog eens benaderen en danken op persoonlijke wijze
50. Nooit vergeten voor wie je de fotoreportage mocht maken!

Zo een hele lijst!! Een uitvaartreportage is dus niet iets wat ik even fotografeer, op een stick zet en zomaar aflever. Doordat ik een verbinding aanga op het moment dat ik op de meest gevoelige dag kom fotograferen, wil ik ook persoonlijk deze verbinding goed houden. Mensen in rouw zijn allen anders. Wat voor de een werkt, is voor de ander niet te doen. De contactmomenten zijn heel belangrijk. Wanneer ik deze niet in plan, kan het zomaar zijn dat iets niet zomaar afkomt. Houd de regie in handen zonder te pushen. Dat is wel een kunst… maar zeker te leren.

Ik hoop dat deze lijst je inzicht geeft. Wie weet wil je me attenderen op punten? Of heb je vragen aan me n.a.v. deze lijst? Ik zal je vragen beantwoorden. Op deze manier mogen we van elkaar leren! Ik doe dingen op een manier die ik goed acht, maar ook ik mag altijd nog leren. Alvast bedankt voor je reactie!!

Ben je een fotograaf en wens je een bekwaam afscheidsfotograaf te worden? Doe dan mee met de Challenge om alvast te leren wat er nodig is om een goed werkende website neer te zetten hiervoor. De Challenge gaat heel snel van start! Op 3 juli 2017 al.

Ga naar informatie hierover en meld je vervolgens aan >>>

Bewaren

Bewaren